Vad ska ett business case innehålla?

Ett business case har egentligen inget fast format utan kan vara utformat lite hur du vill beroende på karaktären av satsningen du önskar genomföra. Det finns dock några ämnen som är ofta förekommande i ett business case.

Kärnfrågan

Inled alltid ditt business case genom att snabbt komma till kärnfrågan. Vad är det du vill ha ett beslut på? Vad ska business caset göra och vilka mål har det?

Bakgrunds- och nulägesbeskrivning

Du kan inte räkna med att beslutsfattarna har samma detaljkunskap som du. Därför är det bra att rama in situationen ni befinner er i och skapa kontext för ditt case. Detta görs bäst genom en bakgrunds- och nulägesbeskrivning. Försök hålla dig kortfattad och koncis och sväva inte ut för mycket i detaljer. Utelämna samtidigt ingen information som kan vara viktig för att bygga ditt case.

För att bygga ditt business case kompletterar du troligtvis dina egna erfarenhet med fakta och informationsinhämtning från andra källor. Kanske har du analyserat i något verktyg, gjort en omvärldsbevakning eller intervjuat kunder eller kollegor. Redogör i ditt business case för vilka källor du har använt i din informationsinhämtning. Beslutsfattare vill säkerligen försäkra sig om att det problem du beskriver grundar sig i fakta och i fler åsikter än din egen.

Lista kortfattat vilka slutsatser du har dragit från din research.

Affärsnyttan

Du bör i alla business case kunna presentera en kalkyl som tydligt visar hur stor affärsnytta investeringen har. Detta är kanske den viktigaste delen i hela ditt business case så lägg ner lite tid på denna del för att få den rätt. Börja med att lista alla uppenbara ekonomiska fördelar som investeringen kommer att leda till.

De flesta investeringar för med sig andra positiva effekter än bara direkta intäkter, tex en ökad varumärkeskännedom eller att investeringens effekter spiller över på andra delar av verksamheten. Beroende på ditt case karaktär kan detta göras på två sätt. Du kan försöka kvantifiera effekterna och översätta dem till ekonomiska fördelar. Det stärker så klart ditt business case om du kan redovisa i siffror om investeringen kommer att falla väl ut. Om detta är svårt kan du också lista fördelarna utanför din kalkyl.

När du listat alla intäkter är det dags att titta på vilka kostnader som ditt business case kommer att generera. Börja med att lista de direkta kostnaderna tex inköp eller konsulttid. Därefter kan du titta på vilken tid som kommer att krävas av din organisation för att genomföra investeringen. Tid som läggs på ditt case är ju förlorad tid som kunde lagts på annat så denna förlust måste räknas in som en kostnad i ditt case. Slutligen tittar du på med eventuella andra indirekta kostnader som ditt business case bör lyfta.

Det är viktigt att du också redovisar hur du tänkt när du har räknat i din kalkyl. Om du tex kommer att öka din varumärkeskännedom räcker det inte med att sätta en siffra bredvid denna post. Du måste redovisa hur du tänkt till exempel “Vi vet att x% av de som känner till oss köper våra tjänster/produkter. Därför leder en ökning på x% i varumärkeskännedom till en ökning på x kronor därför att varje kund i snitt köper för x kronor av oss per år.”

Du vill självklart bygga ett väldigt starkt business case så att chansen för att du ska få ett positivt besked ökar. Men var realistisk och trovärdig i dina uträkningar. Ingen tjänar på att business caset byggs på en lyckokalkyl.

Mätbarhet

Du behöver beskriva hur du tänker att effekterna av ditt business case ska kunna mätas. Du vill därför att dina mål är SMARTa, dvs specifika, mätbara, uppnåbara, relevanta och tidsbundna. Ett SMART mål kan till exempel vara “Vi ska öka försäljningen av produkter inom produktsegment X med 10% senast den 1 mars 2022.” När du har dina mål på plats är det enklare att veta hur du ska kunna mäta dem.

Du måste veta ditt utgångsläge för att veta om du uppnått era mål. Kanske är målet “Vi ska öka vår kundnöjdhet med 20% senast 1 mars 2022.” För att kunna mäta detta måste du veta vilken kundnöjdhet ni har nu. Om ni saknar detta kan ni förslagsvis skicka ut en enkätfråga för att mäta NKI (nöjd-kund-index). Då får era kunder svara på en enkel fråga om hur stor sannolikhet det är att de rekommenderar er till andra. När ni genomfört initiativet från business caset och det är dags att mäta utfallet kan samma enkätfråga skickas igen. Tänk på att för att resultatet ska vara så tillförlitligt som möjligt bör frågan utformas exakt likadant vid varje tillfälle och innehålla samma graderingsskala till exempel 1-5 där 1 är högst osannolikt och 5 är mycket sannolikt.

Riskanalys

Det är viktigt att alla business case innehåller en riskanalys där du listar alla möjliga risker med att genomföra ditt business case. Ett vanligt sätt att beräkna riskerna är att gradera sannolikheten att de inträffar och hur mycket det påverkar om risken faktiskt inträffar på en skala från 1 till 5 där 5 är hög sannolikhet och stor påverkan. Detta brukar resultera i gröna, gula eller röda risker. Gröna risker (låg sannolikhet, låg påverkan) ska man vara medveten om men de kräver ingen direkt uppmärksamhet. Gula risker (en av faktorerna är hög alternativt båda faktorerna är medehlhöga) ska man bevaka då yttre faktorer snabbt kan göra att de går från en gul till en röd risk. Röda risker (hög sannolikhet, hög påverkan) ska man jobba aktivt med att förhindra. Vid varje risk ska det också listas möjliga åtgärder på problemen.

Glöm inte att också lista riskerna med att inte genomföra ditt business case.

Avslutningsvis

Vi hoppas att denna artikel har hjälpt dig med att ta första steget till att skriva ditt business case. Beroende på hur stort ditt business case är, framförallt om det är kopplat till en större investering, kan det vara en god idé att skriva en full projektplan för hur man ska planera, implementera, lansera, förvalta och vidareutveckla idén.

Har du ett godkänt business case och vill ta detta vidare till en teknisk lösning eller ett visuellt digitalt koncept? Kontakta oss så hjälper vi dig!